PVS – maßgeschneiderte Praxisverordnung
PVS – maßgeschneiderte Praxisverordnung
Prozess-digitalisierung für ein Bauunternehmen
Startschuss für eine komplette digitale Transformation.
Manuelle Excel-Prozesse laufen nun über eine zentrale Unternehmensplattform
Excel ist kein ERP-System. Das weiß jedes Unternehmen, das irgendwann merkt, dass kritische Geschäftsprozesse an ihre Grenzen stoßen. Nicht weil die Mitarbeiter schlecht arbeiten, sondern weil das Werkzeug nicht mehr passt. Für die INT Rail GmbH war dieser Moment der Startschuss für eine komplette digitale Transformation ihrer internen Abläufe.
Das Ursprungsproblem: Excel als Rückgrat des Unternehmens
Baustellenplanung, Rechnungsverwaltung, Kostenübersichten, Postbuch: All das lief bei INT Rail über manuell gepflegte Excel-Dateien. Einzelne Mitarbeiter pflegten ihre eigenen Tabellen, Informationen mussten mehrfach in verschiedene Dateien eingetragen werden, und Eingangsrechnungen wurden per Hand abgetippt, kategorisiert und in Statistiken übertragen.
Das Ergebnis: hoher Zeitaufwand, wachsende Fehleranfälligkeit und kein gemeinsames Bild auf den aktuellen Stand von Kosten, Stunden oder Baustellen. Wissen lag verteilt in Einzeldateien ohne Mehrbenutzer-Fähigkeit, ohne Versionssicherheit, ohne definierten Freigabeprozess.
Unsere Lösung
Bild mit KI erstellt
Die wichtigsten Funktionen
- Digitaler Rechnungsworkflow: Eingangsrechnungen werden hochgeladen und per eigenem OCR-Invoice-Parser automatisch ausgelesen. Danach durchlaufen sie einen klar definierten Prozess: Prüfung → Freigabe → Buchung → Zahlung inklusive Zahllauf. Kein manuelles Abtippen, kein Zettelchaos.
- Baustellenplanungsmodul: Zentrale Planung von Baustellen, Mitarbeiter- und Nachunternehmereinsätzen mit Kalenderansicht. Erfasste Stunden fließen automatisch in Stundennachweise und Monats- sowie Gesamtübersichten.
- Benutzer- und Rollenverwaltung: Mehrere Mitarbeiter arbeiten gleichzeitig im System, jede Aktion nachvollziehbar und sicher.
- Digitaler Posteingang: Ersetzt das manuelle Postbuch durch einen strukturierten, digitalen Dokumenteneingang.
Die Herausforderung
Gewachsene Strukturen digital abbilden.
Das Schwierige an solchen Projekten ist nicht die Technologie. Es sind die gewachsenen Abläufe. Jedes Unternehmen hat seine eigene Logik, seine eigenen Begriffe, seine eigenen Ausnahmen. Eine Standardsoftware hätte INT Rail gezwungen, ihre Prozesse anzupassen. Wir haben es andersherum gemacht.
Zuerst haben wir gemeinsam mit den Fachanwendern die tatsächlich genutzten Excel-Dateien und Dokumente durchgearbeitet, um die realen Prozesse zu verstehen. Nicht das, was auf dem Papier steht, sondern das, was täglich wirklich passiert. Daraus entstand ein Digitalisierungskonzept als gemeinsame Entscheidungsgrundlage, bevor auch nur eine Zeile Code geschrieben wurde.
Unsere Leistungen im Überblick
- Analyse bestehender Prozesse & Excel-Strukturen
- Erstellung eines Digitalisierungs- und Softwarekonzepts
- Anforderungsaufnahme direkt mit den Fachanwendern
- Modulare Full-Stack-Entwicklung der Webanwendung
- Entwicklung eines eigenen OCR-Invoice-Parser-Services
- Iterative Umsetzung mit früher Demo-Umgebung für den Kunden
Bild mit KI erstellt
Bild mit KI erstellt
Der langfristige Nutzen: Kontrolle, Skalierbarkeit und weniger Fehler
Was INT Rail jetzt hat, ist mehr als digitalisierte Excel-Tabellen. Es ist eine Steuerungsplattform für das gesamte Unternehmen: Kosten, Budgets und Stunden sind jederzeit pro Projekt und Baustelle auswertbar. Neue Mitarbeiter und Baustellen lassen sich ergänzen, ohne Prozesse neu zu erfinden. Und Auswertungen sind immer aktuell, weil es nur noch eine gemeinsame Datenquelle gibt.
Was dieses Projekt für andere Unternehmen bedeutet
INT Rail ist kein Einzelfall. Viele mittelständische Unternehme, egal ob Bau, Handwerk, Logistik oder andere operative Branchen, arbeiten mit gewachsenen Excel-Strukturen, die irgendwann zum Engpass werden. Der Wechsel zu einer individuellen Lösung muss dabei weder teuer noch riskant sein, wenn er schrittweise, gemeinsam und mit echtem Prozessverständnis umgesetzt wird.
Bereit für dein eigenes Projekt?
Ob Prozessdigitalisierung, individuelle Webanwendung oder komplexer Workflow: Wir entwickeln Lösungen, die zu deinen Abläufen passen, nicht umgekehrt.